更有效的开会

Meeting everywhere
How to prepare effective meetings?

在大型一点的组织中工作,文山会海基本上是很难避免的。最近自己的事情就有点烦,会议很多而且话题都不是自己擅长的。不过作为决策成员的一部分,却必须在会议中清晰的高速参会者自己的分析和意见,并在很短的时间内对多个话题进行一些判断。先不说由于时差的造成会议时间对胃不太好,连体力都成了问题。自己感觉参加会议会非常的被动,无法在会议之后得到一个清晰的头绪。

简单的在这里总结一下产生这些问题的原因

  1. 会前沟通不足。对话题相关的信息了解不足。
  2. 满脑子问题,却没有对要讨论的问题作充分的分析,更缺乏有效的建议
  3. 相关知识的缺乏,相比其他参会的行业专家和资深人士,自己经验和知识相对不足,无法在短时间内了解会议中讨论的议题

想到的一些简单对策

  1. 会前了解。在开会之前对会议相关的信息进行充分的收集和整理,如果方便可以把这些内容打印出来(我喜欢这个),或者加入到会议备用PPT中。
  2. 分析议题。对主要议题进行分解,抽出主要牵扯的其他内容和关联话题,发现议题的关联人物。如果这些关联话题超出了此次会议的讨论范围,需要在会议准备备注中说明,如果大叫跑题,请解释这个话题超出会议内容,以免早晨会议超出时间。如果此关联话题又自己不明白的内容,需要提前分析。如果牵扯关联人物,需要与之交流,或者邀请其加入此会议(一般情况下,不要在会议中邀请过多的人)
  3. 任务清单。经过分析,把需要讨论的话题和相关话题按照树形结构(mindmap)方式列出来。列出每个问题需要的输入,关联人和需要的输出,以及期望的时间等信息。
  4. 预先沟通。会议参与者和关联人物需要在开会前有一个基本的预沟通。可以办任务清单在会前把相关的内容发送给相关的人,以期获得一些基本的确认。这个沟通的过程可以是邮件,以及电话。
  5. 专家支持。对于自己无法做出判断的专业问题,如果可以邀请专家加入会议。专家可以参与部分话题的讨论,需要在任务清单中列出他的相关话题到底是那些,以便于他安排自己的时间。
  6. 会中记录。最好使用Live Meeting的方式进行会议,大家可以实时看到会议记录,并进行反馈。
  7. 会后确认。结束后把meeting minutes 发送给所有参会者,并要求其查看。

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