如何准备你的演讲

演讲是对很多人公开发表信息的方法,而不是胶片

现代办公室,开会和做PPT是构成日常工作的最主要也是最浪费时间的两个缓解。老板们除了自己要发布重要讲话之外需要不断和下属开会,知晓他们的进度和意见。而同事之间也是通过不断的开会来完成有效的交流的。

总的来说有什么地方需要做演讲呢?我目前的工作中大概有以下这些环节需要

  • 汇报工作
  • 部门间以及内部的交流
  • 项目或某个特定主题的讨论
  • 培训
  • 客户交流

那么需要怎样整理自己要阐述的内容呢?最为通常的方法就是采用PPT的方式来展示。不过有的讨论,由于PPT无法展示一些动态的内容,通常我们还需要借助Excel,以及一些Web工具来进行传递信息。

在这里要说明的最主要的一点就是:演讲所需要的资料和你面对的听众密切相关

汇报工作

在这里听众是上级领导,他们需要的内容不是分析的细节,也不希望看到到处都是问号的胶片,更没有时间坐在那里给你一个小时时间慢慢讲述。所以准备胶片的时候必须注意一下内容:

  • 少于五页PPT,包含了所有相关内容。
  • 简明扼要(一会儿你会看到基本上所有PPT的要求都是这样)
  • 逻辑清楚,有翔实的数据准备并不是说你要把分析的数据全部搁在PPT上,尽量抽象化,图形化。如果真的可能被询问这些数据,就把它们链接到PPT上,以备不时之需。
  • 明确的结论,如果需要上级决策,可以包含几个选项。
  • 在做演讲之前,先说服你自己(这也是所有演讲的必备内容)

总之就是在十五分钟内,告诉你老板你干了什么,为什么,以及结论是什么。

部门间交流

对于大一些的机构,部门之间的交流其实来非常重要,也非常不充分。大家忙了好一阵子,也不知道对方到底是干什么的。如果提前能知道有些人可以帮你,而且这些人很乐意做这些事情,因为这就是他们的工作的时候,某些流程也许会顺畅的多。

  • 组织机构的介绍,不要默认别人了解你,让他们知道你是从哪里过来的,是干什么的。同一个组织的也许可以省略这一部分。
  • 使用对方可以理解的语言,也许对方不是你所在领域的专家,他们根本不知道你在说什么。即便是一个部门的同事,有时候也是不理解你的一些术语的。所以尽量使用大家可以理解的词语。
  • 目的明确,说明对方在你的领域到底可以做什么,以及这些贡献的意义何在。
  • 会前了解,最好提前联系对方,并对他们感兴趣的内容进行了解。
  • 简单和清晰

专题讨论

这可能是我进行最多的会议,大家因为有什么问题,坐下来一起讨论。然后整理各方面的信息,最终要达成一个结论。所以这一类的会议的目的就是一定要有结论。如果自己有一个想法或者希望大家接受自己的想法,就要一定说服所有人。如果有问题要陈清,就一定在会议上得到答案。

  • 会前准备,预先沟通并澄清所有的潜在的问题。
  • 翔实的数据,把需要讨论的数据准备好,并准备好分析的结论。不要开会的时候大家都没有根据的空谈。
  • 之前先说服你自己,如果自己觉得自己的结论存在问题,就深挖出来并解决它。否则带着不清楚的问题去讨论只会浪费时间。
  • 准备PPT,很多时候我们认为主题讨论完全不需要PPT,但如果在LIVE MEETING上展示能够带领整个讨论过程的胶片,讨论也会变得非常高效。
  • 会议记录,要把会议结论记录下来,更新胶片并散发到所有参会者。

培训和客户交流

对于我来说,这两个内容非常相似。因为如果是一般的客户交流,其实来最好的方法就是不要采用演讲的方式,大家坐下来一起聊天或者一起工作一会儿其实来有效的多。

  • 不要太长的胶片,不要太多的信息。客户的时间是有限的,不要指望一次短暂的培训和交流就要把所有的内容都放进来。在一次培训中,可以只说几点信息,下次再说几点信息。就像是一个专题培训。
  • 易于理解的语言,不要默认来这里参加培训的人都是专家,他们也许只是好奇和感兴趣的参与者
  • 准备客户的一些信息,比如客户所在的行业,以前这些行业中使用相关产品的一些经验。
  • 交互,不要把培训变成你一个人的表演。所以准备一些交互的内容,和他们交互。最后别忘记增加一个提问环节。
  • 字体放大一些,培训的房间往往很大,后排的听众很难看清那些截屏之类的图片,如果照片、图标中有关键的信息,请准备局部放大显示。

以上就是我个人的一些总结,说起来就是在演讲前要了解你的听众,才能准备好你的演讲。虽然上面说了很多PPT如何制作的内容,其实来,关键还是演讲内容的本身。要知道很多杰出的演讲者是根本不需要胶片的。

更有效的开会

Meeting everywhere
How to prepare effective meetings?

在大型一点的组织中工作,文山会海基本上是很难避免的。最近自己的事情就有点烦,会议很多而且话题都不是自己擅长的。不过作为决策成员的一部分,却必须在会议中清晰的高速参会者自己的分析和意见,并在很短的时间内对多个话题进行一些判断。先不说由于时差的造成会议时间对胃不太好,连体力都成了问题。自己感觉参加会议会非常的被动,无法在会议之后得到一个清晰的头绪。

简单的在这里总结一下产生这些问题的原因

  1. 会前沟通不足。对话题相关的信息了解不足。
  2. 满脑子问题,却没有对要讨论的问题作充分的分析,更缺乏有效的建议
  3. 相关知识的缺乏,相比其他参会的行业专家和资深人士,自己经验和知识相对不足,无法在短时间内了解会议中讨论的议题

想到的一些简单对策

  1. 会前了解。在开会之前对会议相关的信息进行充分的收集和整理,如果方便可以把这些内容打印出来(我喜欢这个),或者加入到会议备用PPT中。
  2. 分析议题。对主要议题进行分解,抽出主要牵扯的其他内容和关联话题,发现议题的关联人物。如果这些关联话题超出了此次会议的讨论范围,需要在会议准备备注中说明,如果大叫跑题,请解释这个话题超出会议内容,以免早晨会议超出时间。如果此关联话题又自己不明白的内容,需要提前分析。如果牵扯关联人物,需要与之交流,或者邀请其加入此会议(一般情况下,不要在会议中邀请过多的人)
  3. 任务清单。经过分析,把需要讨论的话题和相关话题按照树形结构(mindmap)方式列出来。列出每个问题需要的输入,关联人和需要的输出,以及期望的时间等信息。
  4. 预先沟通。会议参与者和关联人物需要在开会前有一个基本的预沟通。可以办任务清单在会前把相关的内容发送给相关的人,以期获得一些基本的确认。这个沟通的过程可以是邮件,以及电话。
  5. 专家支持。对于自己无法做出判断的专业问题,如果可以邀请专家加入会议。专家可以参与部分话题的讨论,需要在任务清单中列出他的相关话题到底是那些,以便于他安排自己的时间。
  6. 会中记录。最好使用Live Meeting的方式进行会议,大家可以实时看到会议记录,并进行反馈。
  7. 会后确认。结束后把meeting minutes 发送给所有参会者,并要求其查看。

最后,奉送一个广告视频,帅哥悲剧了。

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