如何准备你的演讲

演讲是对很多人公开发表信息的方法,而不是胶片

现代办公室,开会和做PPT是构成日常工作的最主要也是最浪费时间的两个缓解。老板们除了自己要发布重要讲话之外需要不断和下属开会,知晓他们的进度和意见。而同事之间也是通过不断的开会来完成有效的交流的。

总的来说有什么地方需要做演讲呢?我目前的工作中大概有以下这些环节需要

  • 汇报工作
  • 部门间以及内部的交流
  • 项目或某个特定主题的讨论
  • 培训
  • 客户交流

那么需要怎样整理自己要阐述的内容呢?最为通常的方法就是采用PPT的方式来展示。不过有的讨论,由于PPT无法展示一些动态的内容,通常我们还需要借助Excel,以及一些Web工具来进行传递信息。

在这里要说明的最主要的一点就是:演讲所需要的资料和你面对的听众密切相关

汇报工作

在这里听众是上级领导,他们需要的内容不是分析的细节,也不希望看到到处都是问号的胶片,更没有时间坐在那里给你一个小时时间慢慢讲述。所以准备胶片的时候必须注意一下内容:

  • 少于五页PPT,包含了所有相关内容。
  • 简明扼要(一会儿你会看到基本上所有PPT的要求都是这样)
  • 逻辑清楚,有翔实的数据准备并不是说你要把分析的数据全部搁在PPT上,尽量抽象化,图形化。如果真的可能被询问这些数据,就把它们链接到PPT上,以备不时之需。
  • 明确的结论,如果需要上级决策,可以包含几个选项。
  • 在做演讲之前,先说服你自己(这也是所有演讲的必备内容)

总之就是在十五分钟内,告诉你老板你干了什么,为什么,以及结论是什么。

部门间交流

对于大一些的机构,部门之间的交流其实来非常重要,也非常不充分。大家忙了好一阵子,也不知道对方到底是干什么的。如果提前能知道有些人可以帮你,而且这些人很乐意做这些事情,因为这就是他们的工作的时候,某些流程也许会顺畅的多。

  • 组织机构的介绍,不要默认别人了解你,让他们知道你是从哪里过来的,是干什么的。同一个组织的也许可以省略这一部分。
  • 使用对方可以理解的语言,也许对方不是你所在领域的专家,他们根本不知道你在说什么。即便是一个部门的同事,有时候也是不理解你的一些术语的。所以尽量使用大家可以理解的词语。
  • 目的明确,说明对方在你的领域到底可以做什么,以及这些贡献的意义何在。
  • 会前了解,最好提前联系对方,并对他们感兴趣的内容进行了解。
  • 简单和清晰

专题讨论

这可能是我进行最多的会议,大家因为有什么问题,坐下来一起讨论。然后整理各方面的信息,最终要达成一个结论。所以这一类的会议的目的就是一定要有结论。如果自己有一个想法或者希望大家接受自己的想法,就要一定说服所有人。如果有问题要陈清,就一定在会议上得到答案。

  • 会前准备,预先沟通并澄清所有的潜在的问题。
  • 翔实的数据,把需要讨论的数据准备好,并准备好分析的结论。不要开会的时候大家都没有根据的空谈。
  • 之前先说服你自己,如果自己觉得自己的结论存在问题,就深挖出来并解决它。否则带着不清楚的问题去讨论只会浪费时间。
  • 准备PPT,很多时候我们认为主题讨论完全不需要PPT,但如果在LIVE MEETING上展示能够带领整个讨论过程的胶片,讨论也会变得非常高效。
  • 会议记录,要把会议结论记录下来,更新胶片并散发到所有参会者。

培训和客户交流

对于我来说,这两个内容非常相似。因为如果是一般的客户交流,其实来最好的方法就是不要采用演讲的方式,大家坐下来一起聊天或者一起工作一会儿其实来有效的多。

  • 不要太长的胶片,不要太多的信息。客户的时间是有限的,不要指望一次短暂的培训和交流就要把所有的内容都放进来。在一次培训中,可以只说几点信息,下次再说几点信息。就像是一个专题培训。
  • 易于理解的语言,不要默认来这里参加培训的人都是专家,他们也许只是好奇和感兴趣的参与者
  • 准备客户的一些信息,比如客户所在的行业,以前这些行业中使用相关产品的一些经验。
  • 交互,不要把培训变成你一个人的表演。所以准备一些交互的内容,和他们交互。最后别忘记增加一个提问环节。
  • 字体放大一些,培训的房间往往很大,后排的听众很难看清那些截屏之类的图片,如果照片、图标中有关键的信息,请准备局部放大显示。

以上就是我个人的一些总结,说起来就是在演讲前要了解你的听众,才能准备好你的演讲。虽然上面说了很多PPT如何制作的内容,其实来,关键还是演讲内容的本身。要知道很多杰出的演讲者是根本不需要胶片的。